Site Loader

original post: https://blog-tki.universitaspertamina.ac.id/post/13/managing_knowledge_in_an_organisation/

Pernahkan Anda membayangkan ketika seorang pegawai mengundurkan diri atau pensiun dari suatu perusahaan atau organisasi? Organisasi tersebut tidak hanya kehilangan seorang pegawai, melainkan juga kehilangan knowledge dari pegawai yang telah dihimpun semasa kerjanya.

What is knowledge?

Knowledge atau pengetahuan yang dimaksud dalam hal ini, adalah business knowledge. Dilansir dari situs nibusinessinfo, berikut adalah definisinya:

Business knowledge is an important strategic asset. It is a sum of skills, experiences, capabilities and expert insight, which you collectively create and rely on in your business. As a shared resource, knowledge shapes and affects all the activities in and around your business.

Secara umum, terdapat dua macam pengetahuan, yaitu
1. Tacit

Personal know-how or skills rooted in experience or practice (eg aesthetic sense or intuition).

2. Explicit

Articulated knowledge recorded in documents, memos, databases, etc.

Jika dilihat dari pengertiannya, tacit knowledge cenderung lebih sulit untuk didokumentasikan, disampaikan, dan dibagikan sedangkan explicit knowledge mudah untuk disimpan dan didistribusikan. Okay, artikel ini tidak akan membahas lebih jauh mengenai dua pengetahuan tersebut. Namun yang perlu digarisbawahi adalah kedua pengetahuan tersebut terdapat dalam semua macam organisasi dan keda pengetahuan tersebut sama-sama berharga.

How is knowledge so important?

That loss of knowledge has a cost: it’s estimated to cost Fortune 500 companies $31.5 billion each year.

source: https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/Pages/0504covstory.aspx

Jika diakumulasikan, nilai yang hilang tersebut mungkin tidak terlalu besar bagi perusahaan-perusaahaan kecil (melihat jumlah karyawannya, profit yang dihasilkan, dsb). Namun begitu, efeknya bisa menjadi sama parahnya.

Sebagai contoh, dalam perusaahan-perusahaan besar, katakanlah suatu perusahaan Fortune 500, semakin banyaknya pegawai biasanya akan semakin banyak pekerjaan yang overlapping – therefore more shared knowledge. Kehilangan seorang pegawai mungkin tidak terlalu berpengaruh dalam jalannya aktivitas bisnis, namun jika nilai knowledge yang hilang diakumulasikan dengan jumlah pegawai, mungkin akan menjadi sangat besar (this is a big loss!).

Di sisi lain, dalam perusahaan kecil, biasanya terdapat hanya satu atau dua orang yang in charge dengan satu pengetahuan yang sangat spesifik. Dapat dibayangkan jika orang tersebut kemudian pergi. Akumulasi nilai pengetahuan yang hilang mungkin tidak terlalu besar, namun aktivitas bisnis akan menjadi sangat terganggu, dan mungkin saja akan terhenti (this is a also a big loss!).

Permasalahan yang muncul dari pengelolaan pengetahuan yang buruk tidak hanya muncul ketika seorang pegawai pergi. Sebagai contoh terdapat suatu studi menunjukan bahwa seorang knowledge worker hanya menghabiskan 10% dari waktunya untuk membuat pengetahuan baru, sisanya? Mereka menghabiskan 90% sisanya untuk mencari atau membuat informasi yang sebenarnya telah tersedia.

Hal tersebut menunjukan bahwa terdapat kaitan antara pengelolaan pengetahuan yang buruk dan produktivitas suatu organisasi. Jadi bisa disimpulkan bahwa sebesar apapun organisasi itu, pengelolaan pengetahuan menjadi salah satu hal sangat penting untuk dilakukan agar dapat meningkatkan produktivitas (dan dapat berujung pada peningkatan profit) organisasi tersebut.

We live in a knowledge economy, making knowledge one of the modern company’s most important assets.

What is knowledge management?

So what is knowlefge management? And how do we do that?

Knowledge management (KM) is the process of creating, sharing, using and managing the knowledge and information of an organisation.

source: https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management

Pengelolaan pengetahuan biasanya berfokus pada visi organisasi seperti competitive advantage, inovasi, integration and continous improvement, dsb. Competitive advantage sendiri banyak wujudnya, sebagai contoh katakanlah Cost Leadership Strategy yang berarti kemampuan suatu organisasi untuk menghasilkan produk atau jasa yang lebih murah dibanding kompetitornya. Hal tersebut erat kaitannya dengan efisiensi dan peningkatan produktivitas – dan seperti yang kita diskusikan sebelumnya, berkaitan dengan seberapa baik kita mengelola pengetahuan kita.

How can we manage our knowledge ?

Pengelolaan pengetahuan dapat diwujudkan dalam berbagai macam cara. Sebagai contoh satu cara yang efektif dan cukup sederhana dapat kita lihat pada pengalaman Geisinger Medical Group. Setelah membuat checklists untuk dokter pada saat melakukan operasi, biaya operasi turun menjadi $2000 per pasien, dan pasien mengalami lebih sedikit komplikasi pasca operasi. (just by using checklists!)

Dari contoh tersebut dapat kita simpulkan checklists merupakan satu bentuk pengelolaan pengetahuan yang cukup efektif. Namun hal tersebut tidaklah cukup untuk mengelola pengetahuan secara luas dan mendalam dari suatu organisasi. Beberapa contoh pengelolaan pengetahuan yang lain yang dapat kita adopsi adalah:
1. Content Management System


contoh: Wiki, Moodle, dsb


2. Document Management System

contoh: 
Google Drive, Samba, Source Control Management, dsb


3. Team Collaboration Tools


contoh: Phabricator, Slack, Confluence, Asana, dsb


4. Traning Programs


contoh: Mentoring, sharing session, coaching clinics, dsb

The positive impacts of an excellent knowledge management

Seperti yang telah kita diskusikan di awal, pengelolaan pengetahuan yang baik dapat meningkatkan produktivitas suatu organisasi, yang artinya dapat mengurangi biaya produksi, yang artinya dapat meningkatan profit (which is a primary thing in a business!). Selain itu, berikut adalah beberapa hal yang dapat diperoleh oleh suatu organisasi jika dapat mengelola pengetahuannya dengan baik:
1. Spend less time recreating existing knowledge


Ketika informasi dapat diperoleh dengan lebih mudah, seorang pegawai tidak perlu “mengganggu” pegawai yang lain. Seorang pegawai juga akan dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin dengan lebih cepat, sehingga dapat lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting – and more profitable work!


2. Make fewer mistakes


Ketika seorang pegawai tidak membagikan pengetahuan mereka (tentang kesalahan-kesalahan yang pernah dihadapi dalam pekerjaan dan bagaimana cara untuk menyelesaikannya), besar kemungkinan akan terjadi kesalahan-kesalahan yang berulang, dan pada akhirnya berujung pada recreating existing knowledge untuk menyelesaikan yang sama. Hal-hal seperti itu dapat dihindari dengan membagi pengetahuan tersebut ke orang lain.


3. Make better decision


Keputusan yang diambil juga dapat melihat pengalaman-pengalaman sebelumnya. Dengan adanya pengetahuan yang cukup, keputusan-keputusan yang dihasilkan oleh suatu organisasi akan menjadi lebih tepat sasaran.


4. Standardize process


Dengan adanya dokumetasi yang jelas, setiap aktivitas dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah disepakati. Proses yang terstandar dapat melindungi organisasi tersebut dari adanya fraud atau penyimpangan proses bisnis.


5. Provide better service


Pada akhirnya pengelolaan pengetahuan yang baik akan membuat setiap pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan akurat – which means happy employees, and customers – which means customers will place more trust, which means more profit!

Jadi seperti itulah kurang lebih diskusi kita kali ini tentang knowledge management dan pentingnya bagi suatu perusahaan. Bagaimanakah dengan Anda? Seberapakah efektifkah Anda dalam mengelola pengetahuan? Share with us!

Thanks for reading!

never stop learning

References:
https://www.askspoke.com/blog/knowledge-management/knowledge-management-importance/
http://manage-knowledge.blogspot.com/2009/10/km-healthcare-csun-km.html

Image sources:
https://cdn0.tnwcdn.com/wp-content/blogs.dir/1/files/2017/12/knowledge-two.png
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSptWOO46h5MIe-3YcpD36rDvzMOef60DwdWm3n0san1QTlXuM8
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQS7eaOXCHpmuR8r1eVP9iYzW50Fdni96S23P_v5REIOUZcXSVx
http://www.ics.ac.uk/ICS/GuidelinesAndStandards/CheckLists.aspx
https://cdn-images-1.medium.com/max/1200/1*4le1JuYc0dzMALx9W58vOQ.jpeg

Post Author: Galang Pamungkas

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *